販売管理システムをクラウドに！スマートにスムーズに働き方を変える方法

販売管理システムは、商品やサービスなどの販売に関わるフローをまとめて管理するためのシステムです。販売管理自体は目新しいものではありませんが、近年、クラウド化することで、より便利に使えるようになっています。クラウドはこれまでのオフィスでの働き方をスマートに、そしてスムーズに変えるソリューションです。

販売管理システムの形

販売管理システムは、商品やサービスなどの販売に関わる流れ（受注、請求、入金、出荷など）をまとめて管理するシステムのことです。コンピュータにインストールするタイプの販売管理ソフトウェアは以前から使われていましたが、近年、主流になってきたのがクラウド型の販売管理システムです。クラウド型の販売管理システムは、これまでのオンプレミス型と比較すると、数多くのメリットがあります。ここではまず、オンプレミス型とクラウド型の特徴や相違点を紹介し、さらにはクラウド型のメリット、そしてクラウドがどのように働き方を変えるのかについてもご紹介していきます。

販売管理・クラウドとオンプレミスの違い

販売管理には、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があります。まずは近年、主流となっているクラウド型からご説明しましょう。
クラウド型の販売管理システムは、自社の外部にあるシステムを利用して販売管理を行います。情報もクラウド上に保存されるため、基本的にはどこからでもシステムにアクセスすることが可能です。クラウドは、基本的にはレンタル料を払ってシステムを借りる形になります。
オンプレミス型は、自社のコンピュータにソフトウェアをインストールする形で使用します。情報もすべて自社で管理しなければならないため、ある程度、ハードウェアの性能に余裕が必要です。また、基本、社内ネットワークのみでの利用になるため、どこからでも自由にアクセスするというわけにはなかなかいきません。オンプレミス型の場合、ソフトウェアを買い取って利用するため、会社の財産になります。
ここまでの説明だけでも、クラウドとオンプレミス型が大きく異なることはわかっていただけると思います。実は、クラウドとオンプレミスは、それぞれ単体では、特に機能に大きな違いがあるわけではありません。しかし、機能的に大きな違いを生み出すのは、クラウドの拡張性です。近年、ERP（Enterprise Resources Planning＝基幹系情報システム）が注目されていますが、クラウドの販売管理システムは、まさにこのERPとして機能するものです。クラウドでは販売管理だけではなく、マーケティングや経理など、他の関連部門とシステムを統合することにより、企業の資源である人や情報、モノ、お金を無駄なく活用することができるようになります。クラウドでは、自社のビジネスの状況に合わせて、必要な機能だけを選んで使うことが可能です。現在は規模の小さいビジネスでも、将来的に成長が見込めるのであれば、将来に備えて拡張性の高いクラウドを選ぶことは理にかなっています。これがオンプレミスの場合は、機能を拡張するにしてもソフトウェアを追加購入する必要が生じ、臨機応変に対応することができません。
実務においても、クラウドには大きなアドバンテージがあります。クラウドはシステムが外部にあるため、大げさに言えばブラウザがあれば操作が可能です。外部からかんたんにアクセスできるので、出張や営業の際も、ラップトップやスマホがあればシステムにアクセス可能。オンプレミスの場合はコンピュータにインストールする必要がありますが、ソフトウェアに対応したOSを用意しなければなりません。Windows、iOSなど、オンプレミスはハードウェアを選ぶのです。ソフトウェアにはアップデートが付きものですが、オンプレミスの場合、アップデートにOSが対応できなくなるという自体が将来的に発生する可能性については考慮しておかなければなりません。クラウドではこのような心配はなく、コンピュータの買い換えも自由に行えます。

クラウド型販売管理システム導入のメリット

現在、受注から入金確認、出荷といった販売の流れをオンプレミスのソフトウェアで行っていて、クラウドへの乗り換えを考えている企業は多いと思います。また、個人事業主様などの場合は、現在はエクセルを使って販売管理をしているけれど、最近、少したいへんになってきた、という方も多いのではないでしょうか？少しこれまでの内容と重複する部分があると思いますが、クラウド型販売管理システムを導入するメリットについて考えてみましょう。

・運用が楽

クラウドの販売管理システムは、外部にあるシステムをレンタルするので、自社に大がかりなシステムを置く必要はありません。システムの運用には労力を費やす必要がありますが、クラウドの販売管理システムを導入することで、この労力はゼロになります。レンタルで使えて、さらに人件費も抑えることができるので、全体的なコスト削減につなげることが可能です。

・初期投資、ランニングコストも抑制

ご紹介したように、オンプレミス型の販売管理では、ソフトウェアを購入する必要があります。これにはサーバーの導入や設定にも費用がかかるので、場合によっては百万円単位のお金がかかることもあります。クラウドの場合は、これらの初期費用は必要ありません。
クラウドの場合、毎月、もしくは一定期間分の料金を支払いながら利用するため、ランニングコストがかかります。しかし、オンプレミスの場合は、システムの運用のために多額の人件費を必要とするため、この分だけを考えてもクラウドのほうがコストパフォーマンスに優れてると言えるでしょう。

・セキュリティに不安なし

重要なデータを外部に置くことになるクラウドには、セキュリティの不安がつきまとう。そうお考えの方も多くいらっしゃいます。実際、この辺りの考え方は企業にもよるのですが、クラウドサービスを提供する企業は、顧客データを預かる以上、セキュリティを最優先していることは間違いありません。クラウドサービスでは、世界的規模の大企業のセキュリティシステムならともかく、中小企業がとれる範囲のセキュリティ対策とは比較にならないほど強固なシステムを導入していることは間違いありません。

・アップデートの心配なし

オンプレミスの場合、システムのアップデートのために、休日返上で対応することも多いのですが、クラウドではそのような必要はありません。クラウドでは、サービスを提供する企業側がアップデートの対応を行います。クラウドでも注意する点はありますが、特に煩わしい対応を迫られることはありません。

・出張先や営業先からシステムにアクセス

すでにご紹介した通りですが、クラウド最大の魅力はオフィスにいなくてもシステムにアクセスできること。出張先や営業先、カフェ、自宅、あらゆる場所で仕事をこなせます。出張先からシステムにアクセスして売上を入力することもできますし、販売データを確認して、その日の営業に活かすことも可能。ただし、フリーWi-Fiなどのセキュリティの低いネットワークは使わず、信頼できる方法でアクセスする必要があります。

クラウドの販売管理システムで仕事の形を変える

クラウドの販売管理システムは、これまでのオフィス中心のワーキングスタイルから、一人ひとりの社員の、その人らしい働き方を可能にする画期的なシステムでもあります。クラウド導入による働き方改革は、モチベーション維持に好影響を与えます。自由度の高い働き方は、社員の自主性や創造性を助長し、アイデアあふれる環境作りに効果を発揮します。